1. Informacje ogólne
Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników serwisu https://socialmotionvenue.com, prowadzonego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Serwis ma charakter informacyjny i dotyczy organizacji eventów, takich jak eventy firmowe, wieczór pokerowy, wieczór kasynowy, imprezy tematyczne i inne prywatne wydarzenia o charakterze rozrywkowym – bez realnych zakładów pieniężnych i bez usług hazardowych.
Administratorem danych osobowych jest Social Motion Venue (dalej: „Administrator”), który odpowiada za zgodne z prawem, rzetelne i przejrzyste przetwarzanie danych użytkowników zgodnie z rozporządzeniem RODO oraz polskimi przepisami o ochronie danych osobowych.
2. Zakres gromadzonych danych
Podczas korzystania z serwisu oraz usług Social Motion Venue możemy gromadzić następujące kategorie danych osobowych:
- Dane identyfikacyjne – imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko.
- Dane kontaktowe – adres e-mail, numer telefonu, opcjonalnie adres korespondencyjny lub adres siedziby firmy.
- Dane związane z rezerwacją eventu – rodzaj wydarzenia (np. eventy firmowe, wieczór pokerowy, prywatne wydarzenia), planowana data, liczba gości, preferencje tematyczne, wybrane usługi dodatkowe.
- Dane przekazywane w formularzach – treść wiadomości, zapytania ofertowe, uwagi dotyczące organizacji eventów, informacje potrzebne do przygotowania indywidualnej oferty.
- Dane związane z newsletterem – imię (opcjonalnie) oraz adres e-mail, jeżeli zapiszesz się na listę mailingową.
- Dane techniczne i eksploatacyjne – adres IP, identyfikatory plików cookies, informacje o przeglądarce internetowej, typ urządzenia, systemie operacyjnym, strefie czasowej oraz aktywności w serwisie (analityka ruchu).
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być niezbędne do skorzystania z wybranych usług, np. do przygotowania oferty, obsługi rezerwacji czy wysyłki newslettera.
3. Cele przetwarzania danych
Dane osobowe gromadzone za pośrednictwem serwisu socialmotionvenue.com są wykorzystywane w następujących celach:
- Organizacja eventów i obsługa rezerwacji – przygotowanie i przedstawienie oferty dopasowanej do potrzeb (np. eventy firmowe, wieczór pokerowy, wieczór kasynowy, imprezy tematyczne, prywatne wydarzenia), potwierdzenie szczegółów wydarzenia, komunikacja dotycząca jego przebiegu oraz świadczenie usług rozrywkowych.
- Obsługa zapytań i bieżący kontakt – udzielanie odpowiedzi na wiadomości przesyłane poprzez formularz kontaktowy lub bezpośrednio na adres e-mail, wyjaśnianie wątpliwości, przygotowywanie rekomendacji dotyczących organizacji eventów.
- Realizacja umów i obowiązków prawnych – przetwarzanie danych w celu realizacji zamówień, rozliczeń, wystawiania dokumentów księgowych oraz wypełniania obowiązków wynikających z przepisów prawa.
- Marketing usług własnych – wysyłka newslettera, informacji o nowych usługach, promocjach, inspiracjach na imprezy tematyczne, wieczory pokerowe czy rozrywkę dla firm, pod warunkiem posiadania odpowiedniej zgody.
- Analityka i statystyki – monitorowanie ruchu na stronie, optymalizacja treści, poprawa użyteczności serwisu, analiza skuteczności kampanii marketingowych przy wykorzystaniu narzędzi analitycznych.
- Bezpieczeństwo serwisu – wykrywanie nadużyć, zapewnienie bezpieczeństwa infrastruktury IT, przeciwdziałanie działaniom sprzecznym z regulaminem lub prawem.
Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w oparciu o właściwą podstawę prawną, taką jak: niezbędność do wykonania umowy, obowiązek prawny, prawnie uzasadniony interes Administratora lub dobrowolna zgoda użytkownika.
4. Bezpieczeństwo i ochrona danych
Ochrona Twoich danych osobowych jest dla nas priorytetem. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, które mają na celu zabezpieczenie informacji przed utratą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, modyfikacją czy zniszczeniem.
W szczególności:
- korzystamy z bezpiecznych połączeń szyfrowanych (protokół HTTPS) w serwisie socialmotionvenue.com;
- ograniczamy dostęp do danych osobowych wyłącznie do osób uprawnionych i odpowiednio przeszkolonych, które zobowiązane są do zachowania poufności;
- stosujemy procedury nadawania i weryfikacji uprawnień dostępu do systemów oraz narzędzi wykorzystywanych do organizacji eventów i obsługi danych;
- regularnie aktualizujemy oprogramowanie i rozwiązania bezpieczeństwa, aby minimalizować ryzyko naruszeń;
- współpracujemy wyłącznie z zaufanymi dostawcami usług hostingowych i narzędzi wspierających, którzy gwarantują odpowiedni poziom ochrony danych.
Pomimo stosowania zaawansowanych środków bezpieczeństwa, żaden system teleinformatyczny nie gwarantuje pełnego wyeliminowania ryzyka. W razie stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych podejmujemy niezwłoczne działania zmierzające do zminimalizowania skutków oraz, jeżeli jest to wymagane, informujemy odpowiednie organy nadzorcze i osoby, których dane dotyczą.
5. Udostępnianie danych innym podmiotom
Twoje dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom współpracującym z Social Motion Venue, w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych w niniejszej polityce, w szczególności:
- dostawcom usług hostingowych i serwerowych – zapewniających infrastrukturę dla serwisu socialmotionvenue.com;
- dostawcom systemów rezerwacyjnych i narzędzi CRM – wspierających proces organizacji eventów, obsługę zapytań i rezerwacji;
- dostawcom usług marketingowych i analitycznych – pomagającym w analizie ruchu na stronie oraz prowadzeniu działań promujących ofertę (np. eventy firmowe, wieczór pokerowy, prywatne wydarzenia, rozrywka dla firm);
- podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne oraz doradcze – w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków prawnych i ochrony interesów Administratora.
Wszystkie podmioty przetwarzające dane działają na podstawie odpowiednich umów powierzenia i są zobowiązane do zapewnienia poziomu ochrony nie niższego niż ten, który stosuje Administrator.
Nie sprzedajemy danych osobowych osobom trzecim. Dane nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani organizacjom międzynarodowym, chyba że wynika to z zastosowania konkretnych narzędzi (np. systemów analitycznych) oraz przy zapewnieniu odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez prawo.
6. Twoje prawa jako użytkownika
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:
- prawo dostępu do danych – możesz uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a także otrzymać ich kopię;
- prawo do sprostowania danych – możesz zażądać poprawienia lub uzupełnienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych;
- prawo do usunięcia danych – w określonych sytuacjach możesz zażądać usunięcia swoich danych (np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane lub gdy wycofasz zgodę);
- prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz zażądać ograniczenia przetwarzania, np. do samego przechowywania, jeżeli kwestionujesz prawidłowość danych lub sprzeciwiasz się ich przetwarzaniu;
- prawo do przenoszenia danych – w przypadkach przewidzianych przez RODO możesz otrzymać dane w ustrukturyzowanym formacie oraz przekazać je innemu administratorowi;
- prawo sprzeciwu wobec przetwarzania – możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec profilowania;
- prawo do wycofania zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (np. zgoda na newsletter lub komunikację marketingową), możesz ją w każdej chwili wycofać, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
- prawo do wniesienia skargi – możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy prawa.
Aby skorzystać ze swoich praw, możesz skontaktować się z nami w sposób opisany w sekcji „Dane kontaktowe administratora”.
7. Okres przechowywania danych
Czas przechowywania danych osobowych zależy od celu, w jakim są one przetwarzane:
- dane związane z organizacją eventów i realizacją umowy – przechowujemy przez okres obowiązywania umowy oraz przez czas niezbędny do dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami (zwykle do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego i podatkowego);
- dane wykorzystywane do obsługi zapytań – przechowujemy przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia korespondencji oraz maksymalnie przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, o ile nie dojdzie do zawarcia umowy;
- dane przetwarzane w celach marketingowych – przechowujemy do czasu wycofania zgody, zgłoszenia sprzeciwu lub zakończenia prowadzenia działań marketingowych przez Administratora;
- dane techniczne i analityczne – przechowujemy zgodnie z cyklem życia wykorzystywanych plików cookies oraz ustawieniami narzędzi analitycznych;
- dokumentacja księgowa i podatkowa – przechowywana jest przez okres wymagany przepisami prawa (z reguły 5 lat).
Po upływie wskazanych okresów dane są anonimizowane lub bezpiecznie usuwane, chyba że dalsze przechowywanie wynika z obowiązujących przepisów prawa lub prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
8. Polityka plików cookies
Serwis socialmotionvenue.com wykorzystuje pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) oraz podobne technologie, które wspierają prawidłowe funkcjonowanie strony, usprawniają jej obsługę oraz pozwalają na analizę ruchu i dopasowanie treści do preferencji użytkowników.
W szczególności stosujemy następujące kategorie plików cookies:
- cookies niezbędne – umożliwiające prawidłowe wyświetlanie strony, działanie formularzy (np. kontakt/organizacja eventów), zapewnienie bezpieczeństwa i utrzymanie sesji użytkownika;
- cookies funkcjonalne – pozwalające zapamiętać wybrane ustawienia i preferencje (np. wybór języka, zgody na pliki cookies), tak aby korzystanie z serwisu było wygodniejsze;
- cookies analityczne i statystyczne – pomagające zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają ze strony, jakie treści dotyczące np. eventów firmowych, imprez tematycznych lub rozrywki dla firm cieszą się największym zainteresowaniem, co umożliwia optymalizację serwisu;
- cookies marketingowe – mogące wspierać prezentację treści promocyjnych i remarketingowych związanych z ofertą Social Motion Venue, z poszanowaniem Twoich ustawień prywatności.
Podczas pierwszej wizyty w serwisie wyświetlany jest baner informujący o wykorzystaniu plików cookies oraz umożliwiający zarządzanie zgodami. Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w swojej przeglądarce internetowej lub poprzez dedykowany panel zgód, z zastrzeżeniem, że ograniczenie stosowania niektórych cookies może wpłynąć na funkcjonowanie strony.
Szczegółowe informacje dotyczące wykorzystywanych plików cookies znajdują się w dedykowanym dokumencie Polityka plików cookies.
9. Zmiany polityki prywatności
Niniejsza polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian obowiązujących przepisów prawa, rozwoju oferty Social Motion Venue (np. nowych form organizacji eventów) lub wdrażania nowych rozwiązań technologicznych w serwisie.
O istotnych zmianach polityki prywatności możemy informować poprzez komunikat na stronie głównej serwisu, aktualizację treści dokumentu z nową datą obowiązywania, a w wybranych przypadkach także drogą e-mailową (jeżeli jest to prawnie wymagane lub uzasadnione charakterem zmian).
Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z treścią polityki, aby być na bieżąco z zasadami przetwarzania danych osobowych. Dalsze korzystanie z serwisu po wprowadzeniu zmian oznacza akceptację zaktualizowanych postanowień.
10. Dane kontaktowe administratora
Administratorem Twoich danych osobowych jest Social Motion Venue, prowadzący serwis https://socialmotionvenue.com, dedykowany organizacji eventów firmowych, wieczorów pokerowych, imprez tematycznych oraz prywatnych wydarzeń w Polsce.
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w tym w celu realizacji swoich praw, możesz skontaktować się z nami:
- za pośrednictwem formularza kontaktowego w serwisie – /contact-us/;
- mailowo – na adres dedykowany do spraw prywatności: [email protected] (adres przykładowy);
- pisemnie – na adres siedziby Administratora wskazany w materiałach firmowych lub w umowie.
Jeżeli zostanie wyznaczony inspektor ochrony danych osobowych (IOD), jego dane kontaktowe zostaną opublikowane na stronie serwisu oraz w zaktualizowanej wersji niniejszej polityki.
Data ostatniej aktualizacji polityki prywatności: 07.05.2026 r.